Japan Translation Center, Ltd.

挑战：管理和共享合同

Japan Translation Center (JTC) 成立于 1962 年，是外语翻译领域的先驱企业。JTC 总部位于东京港区东麻布区的东京塔附近，公司秉承着“人工翻译”的原则，提供多语言的笔译和口译服务。

“近年来，我们看到基于人工智能的机器翻译越来越普及，但我们仍然相信人工翻译具有真正的价值。我们的目标是提供高品质的翻译服务，为此需要考虑文字的语境、作者的想法和感受、翻译文档的预期用途及其在目标受众心中的说服力。”JTC 社长 Risa Takabatake 说道。

该公司的其中一项资产就是公司经验丰富的翻译团队。JTC 通过外包合同与多名自由译员合作，但该公司在合同签订流程方面面临着一些挑战。

申请人提交了必要的文件并通过了翻译测试后，就必须同意相关条款，并签订合同，然后才能开始接受翻译工作。过去，JTC 会将申请文档作为受密码保护的加密 ZIP 文件发送，密码稍后会在称为“PPAP”（密码保护附件协议）的流程中发送。然而，如果申请的人数很多，这很快就成了一项耗时费力的任务。这一流程也带来了数据安全风险。

“这些都是实体合同，所有文件都以纸质文档的形式通过邮件发送、密封和返回。这意味着，除了负担行政费用外，印花税票和邮票的成本也是一个问题。”Takabatake 回忆道。

JTC 在管理文件方面也面临着挑战。每名译员的合同都已归档并存放在文件柜中，但随着时间的推移，管理起来就变得很麻烦。

“更不用说，如果我们想查看这些文档，就必须到办公室来查看。这些不便显而易见，为了消除这些毫无效率的情况，我们不得不将这些文档数字化，从而实现无纸化管理。”JTC 总务部的 Yukiko Masuda 补充道。

解决方案：使用 Dropbox 和 Dropbox Sign 实现签约译员入职流程的数字化

“在这个过程中，我们了解到可以将 Dropbox 连接到 Dropbox Sign 电子签名平台。”Masuda 解释道。

此外，通过将其与 Dropbox 结合，从创建和存储文档到请求和验证签名，您都将享受严丝合缝的工作流程。

这个过程很简单。您只需上传要签名的文档，输入要签名的人的电子邮件地址，然后单击“请求签名”。文档签名后，将存储在您的 Dropbox Sign 帐户中。您可以根据成员权限来跟踪进度、发送提醒和管理访问权限。这两项服务配合使用，能够完全满足公司的需求。

“起初，我们只是希望通过这种方式将文件服务器迁移到云端的 Dropbox，但我们很快意识到，如果也引入 Dropbox Sign，就可以实现合同流程的数字化。我们知道最终还是需要将合同数字化，因此觉得这是一个很不错的机会。”Masuda 说道。

JTC 也对 Dropbox 的其他功能印象深刻。他们很快适应了 Dropbox 简单的用户界面，并对它飞快的文件同步速度非常满意。另一个关键点是安全性，如果您需要存储敏感的文档，安全性没有商量余地。

除了让您能够安全地接收他人上传的文档的文件请求功能外，Dropbox 还提供全平台的安全性。为了防止在未经授权的情况下访问内容，Dropbox 对存储数据的每个服务器块采用了 256 位单独加密，并且还提供了多因素身份验证。这可以让 JTC 高枕无忧，因为他们知道自己存储数据的空间安全无虞。

结果：集中文件管理并提高安全性

自采用 Dropbox 和 Dropbox Sign 以来，JTC 已经享受了诸多好处。

他们一开始在签约过程中以及后续事务中使用 Dropbox 来与译员进行沟通。现在，他们使用文件请求功能来接收申请人的文档。在双方合作期间，他们将包括申请、测试结果、注册文档和合同文件在内的所有文档都整合到每个译员专有的 Dropbox 文件夹中，并在这些文件夹中进行管理。

“我们通过向译员发送共享链接来与他们沟通，译员可以通过该链接访问我们放在其文件夹中的文档。我们过去采用数字格式和纸张来存储文档，并且分别存储在不同位置，现在，这些文档都存储于一处，我们在管理这些文档上所消耗的时间和精力减少了约 25%。这也意味着我们在居家工作时也可以访问所有内容。”Takabatake 说道。

JTC 还通过 Dropbox 和 Dropbox Sign 来管理签约流程。由于员工不再需要到办公室来加盖公章，公司现在能够更有效地将办公室工作和远程工作分开。工作人员在邮寄文档和纠正错误上花费的时间得以减少，这意味着只需花费过去一半的时间即可完成签约。加入 JTC 的译员也从中受益。

此外，JTC 在转向 Dropbox 后也节省了大量成本。这是因为，日本的公司需要花费 4,000 日元购买印花税票来完成纸质合同，但电子合同则不需要这样做。他们还降低了邮票和纸张等其他成本，并节省了存放纸质文档的空间。

“引进新平台后不久，我们便接到了一个大型翻译项目，这意味着我们需要快速地与各种专业领域的译员签订合同。如果没有 Dropbox 和 Dropbox Sign，就不可能对从招聘译员到最终签订合同的整个过程进行管理。我们已经构建了一个能够对突然变化的业务量做出即时响应的系统。”Takabatake 说道。

该公司现在计划逐步将存储在其本地文件服务器上的文档和内容迁移到 Dropbox。一旦完成，他们将不必担心维护本地文件服务器的问题，或者担心因停机而导致数据丢失。接下来迁移到云端就合乎逻辑了，因为它可以保护公司在 60 多年的历史中积累的宝贵数据资产。

JTC 被授予了 PrivacyMark 奖励，以表彰其采取适当的措施来保护个人信息。这代表 Dropbox 非常适合该公司，因为其中有大量的安全措施，即使与其他云存储服务相比优势依旧明显。迁移到云端后，员工居家办公时还能查看所需的各种类型文件。

JTC 同时也在研究 Dropbox Transfer。这样一来，即使对方没有 Dropbox 帐户，也可以给对方共享文件。由于经常要翻译大型视频、音频和其他文件，JTC 认为 Dropbox Transfer 在与译员共享这些文件时非常有用。

从合同流程的数字化转型与翻译数据的整合，到在公司内部的文档管理和共享工作，Dropbox 和 Dropbox Sign 无疑将继续为公司带来越来越多的价值。